, ,

Hướng dẫn làm nhãn thư mời, thiếp mời bằng Microsoft Word 2007 và giấy Tomy 133

Share it

Giấy dán nhãn (giấy label) là giấy đề-can A4/A5 được chia thành nhiều miếng nhỏ (miếng label) với nhiều kích thước, màu sắc khác nhau và có lớp keo tự dính phía sau. Bạn có thể in các thông tin như địa chỉ, chức danh, số điện thoại… của khách mời lên đây và sau đó dán lên mặt trước của phong bì thư mời tham dự hội thảo, hội nghị, sự kiện… hoặc sử dụng cho các mục đích tương tự. Thông thường các loại giấy này được thiết kế đẹp mắt, lịch sự và trang trọng nên được rất nhiều người chuộng sử dụng.

Bạn có thể dễ dàng mua được một loại giấy label bất kỳ ở các điểm bán văn phòng phẩm. Dù vậy, việc làm thế nào để in thông tin chính xác lên vị trị các miếng label đã được chia sẵn mới thật sự là vấn đề. Bạn có thể mở Excel rồi chỉnh các ô trong đó theo tỉ lệ tương ứng với kích thước của các miếng label nhưng làm như vậy rất dễ bị sai, mất nhiều thời gian và miếng label in ra cũng không được đẹp. Trên tất cả các phiên bản của Word có một chức năng tên là Mail Merge có thể giúp bạn in thông tin lên các miếng label một cách cực kỳ chính xác và nhanh chóng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn dùng chức năng này trên Word 2007 kết hợp với Excel 2007 để in các miếng label dán lên thư mời như ý muốn.

Loại giấy label người viết dùng trong bài hướng dẫn này là TOMY 133. Đối với các loại giấy label khác, bạn có thể thực hiện tương tự.

1. Chuẩn bị danh sách khách mời bằng Excel

Thường khi chuẩn bị tổ chức một hội nghị, hội thảo hay sự kiện nào đó, bạn sẽ phải lên danh sách khách mời. Đây là danh sách chứa các thông tin của khách mời như Tên khách mời, Chức danh, Nơi công tác… Nếu đã có danh sách như vậy, bạn có thể bỏ qua bước này. Nếu chưa có, bạn có thể tạo như sau: mở Excel lên và vào File, chọn New, chọn Blank document. Dòng đầu tiên trong Excel bạn nhập tiêu đề cho cho danh sách khách mời bao gồm các cột ví dụ như STT (Số thứ tự), Tên khách mời, Chức danh, Nơi công tác… Xong, bạn nhập danh sách khách mời tương ứng với các cột tiêu đề bên trên và nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu lại.

2. Thiết kế và định dạng

* Xác định kích thước các miếng label và đổi đơn vị thước đo của Word

Để in thông tin lên các miếng label theo đúng vị trí mong muốn, bạn cần biết kích thước chính xác của các miếng label. Bạn có thể xem thông tin này ở mặt trước hoặc mặt sau của hộp đựng giấy label. Nếu không có hộp, bạn có thể tải hình ảnh thể hiện kích thước của label Tomy theo địa chỉ ở cuối bài viết. Lưu ý: kích thước ghi trên hộp chính là kích thước của mỗi miếng label trên tờ giấy label A4/A5.

Do kích thước của các miếng label được tính bằng milimet nên bạn cần chuyển đơn vị của thước đo trên Word 2007 về milimet để thuận tiện cho việc thiết kế và định dạng hơn bằng cách: truy cập vào phần Word Options, chọn thẻ Advanced và chọn Milimeters tại mục Show measurements in units of rồi nhấn OK.

* Chọn khay giấy và thiết kế miếng label mẫu

Tiếp theo, bạn vào thẻ Mailings, nhấn nút Start Mail Merge và chọn Labels. Ở cửa sổ hiện ra, bạn chọn khay giấy ở mục Page printers. Đây chính là khay giấy sau này bạn đặt giấy label vô để in. Lí do bạn phải chọn khay giấy là vì nếu bạn sử dụng máy in công cộng chẳng hạn máy in ở văn phòng, nơi làm việc thì sẽ có rất nhiều người sử dụng. Khi đó, nếu bạn đặt giấy label vào khay mọi người hay in thì dễ bị in nhầm dẫn đến lãng phí. Chính vì vậy, bạn nên chọn khay giấy nào có ít người sử dụng nhất, thông thường khay 1 là khay được máy in mặc định sử dụng nên bạn chỉ cần tránh khay này ra là được.

Bây giờ bạn nhấn nút New Label để bắt đầu thiết kế miếng label mẫu. Gọi là miếng label mẫu là vì bạn chỉ cần thiết kế một miếng label làm mẫu, các miếng khác bạn không cần phải thiết kế mà có thể nhấn nút để cập nhật tự động.

Ở hộp thoại Label Details, bạn thực hiện lần lượt như sau:

– Đặt tên cho miếng label mẫu tại mục Label name. Bạn có thể đặt tùy ý, ở đây người viết đặt là TOMY 133.

– Mục Label height Label width chính là chiều cao và chiều rộng của miếng label. Mục này, bạn nhập giá trị tương ứng với kích thước của miếng label hiển thị trên vỏ hộp mà bạn đã tìm được ở trên. Ở đây người viết nhập lần lượt là 36 mm và 101 mm cho giấy label Tomy 133.

– Mục Vertical pitch chính là khoảng cách giữa hai miếng label theo chiều dọc, đối với label Tomy thì bạn điền giá trị mục này giống như giá trị bạn điền vào mục Label height. Cụ thể với Tomy 133 là 36 mm.

– Mục Horizontal pitch chính là khoảng cách giữa hai miếng label theo chiều ngang, đối với label Tomy thì bạn điền giá trị cho mục này lớn hơn giá trị bạn điền tại mục Label width là 2 mm. Cụ thể với Tomy 133 là 103 mm.

– Mục Top margin, bạn điền khoảng cách từ lề ngoài cùng phía trên/dưới của giấy label đến chỗ có các miếng label. Bạn nhập là 5 cho giấy label Tomy 133.

– Mục Side margin là khoảng cách từ lề ngoài cùng bên trái/phải của giấy label đến chỗ có các miếng label. Bạn nhập là 2 nếu sử dụng label Tomy 133.

– Mục Number across chính là số miếng label theo chiều ngang. Đối với giấy label Tomy 133 bạn nhập là 2.

– Mục Number down chính là số miếng label theo chiều dọc. Bạn nhập là 8 nếu dùng giấy label Tomy 133.

Tất cả các mục trên đều được hiển thị bằng hình vẽ tại khung Preview nên nếu vẫn chưa hiểu nó là gì thì bạn có thể xem tại khung này.

Cuối cùng, bạn chọn A4 (21 x 29.7 cm) tại mục Page size và nhấn nút OK hai lần để đóng các hộp thoại lại. Nếu có thông báo hiện ra, bạn hãy nhấn nút OK.

Việc thiết kế này bạn chỉ cần làm một lần, Word sẽ lưu lại mẫu thiết kế của bạn và lần sau bạn chỉ chọn nó và sử dụng mà không cần tạo mới.

Đến bước này thì Word đã chia trang giấy A4 thành các ô hình chữ nhật tương ứng với các miếng label nhưng bạn vẫn chưa thấy nó vì nó không có đường viền bao quanh. Để tiện cho việc định dạng miếng label mẫu, bạn nên cho hiển thị đường viền của các ô này lên bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A rồi vào thẻ Design và chọn Table Grid nằm đầu tiên trong mục Table Styles.

Đến đây xem như bạn đã thiết kế xong miếng label mẫu và bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu nó lại. Nhớ là hãy lưu tập tin này vào cùng thư mục với tập tin danh sách khách mời để tiện cho việc sử dụng và quản lý sau này.

* Tải thông tin khách mời lên miếng label mẫu và định dạng như ý muốn

Quay lại thẻ Mailings, bạn nhấn nút Select Recipients và chọn Use Existing List. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, ở đây bạn chọn đến tập tin danh sách mà bạn đã làm ở bước 1 rồi nhấn Open. Ở hộp thoại Select Table, bạn chọn vào tên Sheet chứa danh sách khách mời của bạn, đánh dấu vào mục First row of data contains column headers rồi nhấn nút OK.

Tiếp theo, bạn chèn các cột tiêu đề bạn đã tạo trong tập tin danh sách khách mời vào ô đầu tiên của giấy label bằng cách nhấn nút Insert Merge Field trong phần Write and Insert Fields và chọn lần lượt các cột dữ liệu tương ứng. Lưu ý: Bạn chỉ cần chèn các cột tiêu đề vào ô đầu tiên là được. Chèn xong, bạn nhấn nút Update Labels cũng tại phần Write and Insert fields, Word sẽ tự động cập nhật các cột tiêu đề cho các ô còn lại.

Bây giờ bạn đã có thể định dạng thông tin trong miếng label. Để dễ định dạng, bạn nên nhấn nút Preview Results trong mục Preview Results ở thẻ Mailings để xem trước kết quả. Bạn có thể sử dụng hầu hết các chức năng định dạng của Word như in đậm, in nghiêng, gạch chân, canh lề trái/phải, thụt đầu dòng… để định dạng thông tin trong miếng label. Xong, bạn nhấn nút Update Labels để cập nhật định dạng vừa thực hiện cho tất cả các ô còn lại.

Bước cuối cùng bạn cần làm là bỏ hết các đường viền bao quanh các ô label bằng cách nhấn Ctrl + A rồi vào thẻ Design, nhấn vào hình mũi tên chỉ xuống phía sau chữ Borders tại mục Table Styles rồi chọn No border.

3. In ấn

Để in label, bạn truy cập vào thẻ Mailings, chọn Finish and Merge tại mục Finish và chọn Print documents. Ở hộp thoại Merge to Printer, bạn có 3 tùy chọn là All (In tất cả các miếng label), Current record (Chỉ in trang label đang hiển thị) và From… To… (Chọn in từ miếng label số mấy đến miếng label số mấy, ví dụ từ miếng 1 đến miếng 16). Tùy theo nhu cầu mà bạn chọn cho mình một tùy chọn phù hợp. Trước khi in, bạn cần phải chọn khay giấy của máy in trong mục Properties  Paper Select và dĩ nhiên là bạn cũng cần đặt giấy label vào khay giấy mà bạn đã chọn ở bước 2. Cuối cùng, bạn nhấn nút OK. Nếu có thông báo hiện ra, bạn cứ nhấn nút Yes là được.

Sau này khi mở lại tập tin Word chứa miếng label mẫu, nếu có thông báo như hình sau thì bạn cứ nhấn nút Yes rồi chọn đến tập tin danh sách tương ứng của bạn là được.

Người viết đã tạo sẵn một tập tin danh sách và một tập tin Word chứa miếng label mẫu của giấy label Tomy 133. Nếu quan tâm bạn có thể tải về từ địa chỉ http://goo.gl/LSjhuo. Trong tập tin danh sách cũng có một Sheet chứa thông tin kích thước của các miếng label Tomy để bạn có thể sử dụng khi cần.

ẨN LÊ

anlvdt@gmail.com

Viết một bình luận

Nhận sản phẩm mới qua email

Nhập địa chỉ email và chúng tôi sẽ thông báo cho bạn khi có sản phẩm mới.
Khuyến mãi
Laptop Lenovo Yoga nhỏ gọn, cảm ứng, xoay 360 độ
Bài viết liên quan
WP2Social Auto Publish Powered By : XYZScripts.com